Queremos hacer un pequeño resumen de lo que se vivió en nuestro Primer Webinar Paperless Day: Un futuro más eficiente y sustentable, que se llevó a cabo el día 22 de marzo a las 10:00 am (hora Mazatlán) con algunos de nuestros clientes que han decidido confiar en Cero Papel para digitalizar sus procesos basados en papel.
El objetivo del evento fue imaginarnos un día en la oficina sin papel, sin tener que imprimir, sin tener que escanear, sin tener que usar servicios de paquetería, sin tener que sacar copias, sin tener que guardar archivos en carpetas para posteriormente buscar espacio en la bodega de la oficina, entre otras actividades relacionadas al uso del papel. Ya que estamos en modo zen de reflexión, hazte las siguientes preguntas:
¿Como sería tu organización sin papel? ¿Qué cambiaría? ¿Cuánto tiempo ahorramos? ¿Qué hacemos con ese tiempo?
Yo creo que la respuesta es bastante evidente, pero lo voy a dejar a la percepción de cada persona que esta leyendo este articulo.
¿Qué es la tecnología? Para Humberto, Director Comercial de Cero Papel, es cualquier herramienta que nos permita ser más productivos y eficientes en el uso de nuestro tiempo, claro con un retorno sobre la inversión.
Según diversos estudios realizados por empresas de consultoría, firmar de manera digital es mínimo 20 veces más rápido que firmar en papel. Además existe un ROI positivo de por lo menos el 100% al digitalizar procesos que requieren la autorización de una o varias personas.
Conclusiones:
-Firmar documentos legales y administrativos en papel es un proceso lento e ineficiente
-La pandemia ha sido el máximo impulsor de la transformación digital en las empresas
-La misión de Cero Papel es liberar a las organizaciones del uso de papel para que se dediquen a lo que les importa
En México desde el año 2000 la firma electrónica tiene la misma validez jurídica que la firma autógrafa. El Notario Público Manuel Díaz Echavarría, Socio y Director General de Diaz Salazar y Asociados, nos platicó sobre las Firmas Digitales y la Firma Electrónica Avanzada. Ambas firmas reconocidas siempre y cuando se cumplan con los principios que marcan las diferentes normativas en México.
Algunos contratos que se pueden realizar por medios digitales son: contrato de arrendamiento, contrato de préstamo, contrato laboral, NDA, contrato de prestación de servicios, contrato de distribución, contrato de suministro, contrato de proveeduría, entre otros.
Marco regulatorio Mexicano
Salud Digna, una empresa referente en los servicios de salud a un bajo costo tenían el reto de poder agilizar la creación y firma de contratos con los clientes de sus sucursales ubicadas en 30 de los 32 Estados de México, más Estados Unidos y Guatemala.
Gabriel Morales, Jurídico de la Empresa, decidió utilizar el Front Desk que es un portal de solicitudes para que fueran sus propios clientes quienes completaran la información de los contratos para ser revisada y validada por el equipo jurídico para su posterior firma. Lo anterior les permitió reducir el tiempo desde la creación hasta la firma en un 90%, lo que significa más negocios en menos tiempo.
Conclusiones:
-El Front Desk o Portal de Solicitudes es un módulo de Cero Papel que te permite sistematizar la gestión de contratos con clientes y proveedores.
-Recolectar la información de sus clientes a través de un formulario facilitó el proceso de creación de documentos y expedientes
-Firmar contratos por whatsapp evitó tener que usar los servicios de empresas de paquetería, lo que redujo tiempos de manera exponencial
Grupo Ceuta, líder nacional en su industria, habían iniciado ya con un proceso de transformación digital bastante agresivo. Con operaciones en varios Estados de México era importante centralizar la información para la toma de decisiones.
Marcelino Rocha, Director TI, es la persona que se ha encargado de la transformación de la empresa donde hacía falta cerrar la pinza con autorizaciones con validez legal en línea. Negociar precios y canales de distribución es un tema bastante complejo que requiere de la formalidad del uso de la Firma Electrónica.
Conclusiones:
-Cero Papel se integra a otros sistemas, en este caso se está analizando una integración con SAP
-Uno de los pasos más sencillos y con mayor impacto en una transformación digital es la eliminación del papel
-La implementación ha permitido aumentar la productividad del equipo al reducir el tiempo de autorizaciones para negociar
En la Industria Automotriz existe una excesiva generación de documentos para cumplir con las diferentes normativas, además la promulgación de la Ley Antilavado solo ha empeorado la situación, por lo que Cero Papel resulta una excelente herramienta para generar expedientes y documentación en línea.
Grupo Continental tenía el reto de disminuir los gastos relacionados al uso de papel, así como incrementar la velocidad en la que se conseguían firmas de autorización. Por lo que decidieron evaluar varias soluciones tanto Mexicanas como extranjeras, al final se decidieron por Cero Papel por el servicio al cliente personalizado, así como un precio muy competitivo.
Conclusiones:
-Se logró reducir en un 70% la papelería que se compraba en un tiempo de 1 año
-Disminuyo el tiempo de firma de documentos en un 80%
-El tiempo de implementación en toda la organización fue de 3 meses, siendo muy fácil administrar la plataforma para realizar los cambios necesarios
Pablo Castelo, co-founder de Cero Papel, nos platicó un poco sobre lo que se viene para este 2022. Enfocados en la colaboración en tiempo real, Cero Papel busca posicionarse como la herramienta número #1 en México para procesos legales y administrativos. Hay una necesidad real en el mercado por desarrollar procesos más ágiles que permitan a las empresas eliminar burocracia innecesaria. Se desperdicia demasiado tiempo recopilando y autorizando información.
Herramientas como la Firma Digital y el Front Desk te permiten sistematizar la recopilación, creación y firma de expedientes, todo de manera digital. Sin la necesidad de estar detrás del clientes u otros colaboradores para conseguir documentos, así como su firma correspondiente.
Conclusiones:
-Colaboración en tiempo real
-Integraciones con otras herramientas
-Disponible en otros idiomas
Si tienes alguna duda sobre como usar estas nuevas funcionalidades en tu empresa, quieres agendar una demo para descubrir qué procesos podemos digitalizar o simplemente quieres decir hola y platicar sobre transformación digital agenta una cita en el siguiente link.
También tenemos disponible la grabación del Webinar para aquellas personas que lo quieran ver por primera vez.
Si deseas saber más sobre empresas modernas y eficientes, te invitamos a que seas parte de la Comunidad Cero Papel.
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