Venados de Mazatlán 

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Los Venados de Mazatlán es conocido por ser un equipo de béisbol profesional integrante de la Liga Mexicana del Pacífico (LMP), con sede en la ciudad de Mazatlán, Sinaloa, México. Uno de los equipos más populares del país mexicano y del mundo, cuenta con 9 campeonatos en su historia en la liga y 2 Serie del Caribe (mundial de clubes). El equipo juega en el Estadio Teodoro Mariscal.

Pero en los últimos años también se ha caracterizado por su crecimiento y expansión a nuevas líneas de negocios, ya que actualmente representan a Mazatlán en el Basketball Profesional, así como una cadena de supermercados llamada Venados Market. 

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La oportunidad 

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Al ser un equipo deportivo muchas veces nos olvidamos de la parte administrativa, al igual que cualquier negocio Venados requiere firmar contratos con patrocinadores y proveedores. Lo que significa que lograr acuerdos comerciales con marcas era un proceso complejo que tomaba mucho tiempo, además que la mayoría de las empresas cuentan con sus corporativos fuera de la ciudad de Mazatlán, por lo que era necesario enviar la documentación por paquetería para ser firmada y después recolectada. 

Los patrocinios y acuerdos comerciales son actividades estratégicas donde el “timing” juega un factor clave en el cierre del negocio. Muchas veces estos acuerdos eran verbales, es decir de palabra, y para llevarlos al documento o contrato podían complicar las negociaciones. 

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Implementación de Cero Papel 

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Los documentos con los que se inició el uso de la plataforma Cero Papel están relacionados con el área comercial de la empresa. 

El equipo de Venados decidió digitalizar este tipo de contratos por el impacto positivo que ocasiona en el corto plazo dentro de la organización, además de que era un escenario muy frecuente que no existía trazabilidad o seguimiento del estatus de los documentos que se enviaban para firma. 

La capacitación a los usuarios se realizó de manera remota a través de videollamadas donde se les enseñó cómo usar la herramienta en tiempo real y pudieron despejar todas sus dudas al respecto. La duración de la capacitación e implementación fue de un mes lo que resultó como una experiencia muy positiva.

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Resultados 

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Gracias al uso de la plataforma Cero Papel para firmar contratos comerciales y de patrocinio, se redujo el tiempo que les tomaba recabar todas las firmas necesarias en un documento en un 80%.

Además, por medio de los recordatorios y notificaciones, fácilmente se puede gestionar el ciclo de vida de un contrato ya que se reciben notificaciones automáticamente cuando un contrato está por vencer o en su caso vencido. 

Lo anterior permite a Venados cumplir con sus políticas internas de manera eficiente, sin retrasos, ni pérdida de tiempo innecesaria.

Otro de los beneficios de utilizar Cero Papel es que ahora cuentan con toda la información almacenada en la nube y fácilmente puede ser accedida para su consulta en cualquier momento, ya sea por las personas que intervinieron en el flujo o por roles especiales como lo son los auditores.

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